W celu przygotowania i realizacji projektu p.n.: „Modernizacja i rozbudowa oczyszczalni ścieków w Połczynie – Zdroju” w ramach dofinansowania z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) w ramach Funduszu Spójności powołana została Jednostka Realizująca Projekt (JRP).

Zakres działań Jednostki Realizującej Projekt:

• monitoring rzeczowy i finansowy Projektu;
• nadzór nad powołaniem i pracami komisji przetargowych;
• opracowywanie treści kontraktów z wykonawcami robót i usług wykonywanych w ramach Projektu;
• prowadzenie bieżącej księgowości finansowej i majątkowej;
• wewnętrzna kontrola finansowa w zakresie środków pozostawionych do dyspozycji przy realizacji Projektu;
• obsługa administracyjna

 

W skład Jednostki Realizującej Projekt wchodzą:

 

Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO)

• odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe, techniczne Projektem;
• monitoring rzeczowy i finansowy postępu w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji Projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz zgodności z zapisami Umowy o dofinansowanie;
• zatwierdzanie procedur postępowania JRP we wszystkich działaniach związanych z realizacją przedsięwzięcia.
• współodpowiedzialność wraz z Prezesem Spółki za ostateczne brzmienie Załączników do Umowy o dofinansowanie;
• zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości Projektu;
• współodpowiedzialność wraz z Prezesem Spółki za przygotowanie i publikacje ogłoszeń o zamówieniach, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (akceptacja dokumentów przetargowych dla poszczególnych kontraktów), w tym kryteriów oceny ofert, jak również za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych;
• akceptacja wraz z Prezesem Spółki wyników przetargów;
• odpowiedzialność za poprawność i kompletność umów z Wykonawcą;
• odpowiedzialność za wymagane przepisami warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z postępowaniem przetargowym;
• nadzór nad działaniami zmierzającymi do założenia przez Beneficjenta rachunku bankowego Projektu;
• podpisywanie wniosku Beneficjenta o przekazanie środków, dokumentów rozliczeniowych;
• zatwierdzenie faktur do wypłaty wraz z Prezesem Spółki oraz Głównym Księgowym;
• zatwierdzanie i podpisywanie raportów z postępów oraz raportu końcowego;
• nadzór nad pracą i poprawnością działania Jednostki Realizującej Projekt (JRP);
• zatwierdzanie wniosków o zmianę w Umowie o dofinansowanie.

 

Kierownik JRP, Zastępca MAO:

1. a.      Zakres zadań Zastępcy MAO:

• zastępowanie MAO podczas jego nieobecności w pracy i wykonywanie w tym czasie wszystkich czynności należących do MAO;
• zapewnienie obsady osobowej Zespołu JRP i odpowiednich warunków do pracy;
• przedkładanie wniosku do MAO w sprawie powołania Zespołu JRP lub ewentualnych zmian;
• bezpośredni nadzór nad pracą i poprawnością działania Jednostki Realizującej Projekt;
• opiniowanie procedur postępowania JRP we wszystkich działaniach związanych z realizacją Projektu.

1. b.      Zakres zadań Kierownika JRP:

• Kierowanie pracami Jednostki Realizującej Projekt;
• Przestrzeganie procedur, instrukcji wdrażania i realizacji Projektu Funduszu Spójności, Umowy o dofinansowanie zawartej pomiędzy Instytucją Wdrażającą, a beneficjentem;
• Prawidłowa realizacja Umowy o dofinansowanie w sprawie przyznania pomocy w ramach Funduszu Spójności;
• Współpraca z Instytucją Wdrażającą;
• Nadzór nad prawidłową realizacją kontraktów;
• Nadzór nad przygotowywaniem, organizowaniem i przeprowadzaniem przetargów dla procesów inwestycyjnych oraz innych działań prowadzonych przez Jednostkę Realizującą Projekt;
• Nadzór nad przygotowywaniem harmonogramów i planów inwestycyjnych w zakresie Funduszu Spójności;
• Nadzór nad przygotowywaniem materiałów dla opracowania budżetu beneficjenta w zakresie realizowanego Projektu,
• Zapewnienie fachowego uczestnictwa w odbiorach końcowych inwestycji realizowanych w ramach Projektu;
• Udział w naradach koordynacyjnych w toku realizacji inwestycji;
• Koordynacja rozliczeń prowadzonych inwestycji;
• Zatwierdzenie faktur pod względem merytorycznym;
• Nadzór nad sporządzaniem sprawozdań z realizacji inwestycji oraz niezbędnych materiałów i analiz w tym zakresie;
• Koordynacja przygotowywania materiałów do opracowywania wniosków o wypłatę transz dotacji;
• Nadzór nad opracowywaniem, wspólnie z innymi jednostkami, wniosków o współfinansowanie Projektu Funduszu Spójności dla zabezpieczenia finansowania inwestycji;
• Nadzór nad pracami związanymi ze sprawozdawczością i monitorowaniem Projektu;
• Ciągły nadzór nad Projektem pod względem uzyskania założonego efektu ekologicznego;
• Załatwianie skarg i wniosków w zakresie prowadzonych spraw;
• Prowadzenie korespondencji tematycznej;
• Parafowanie korespondencji, pism i dokumentów przygotowywanych w Jednostce Realizującej Projekt;
• Reprezentowanie Jednostki Realizującej Projekt na zewnątrz - w kontaktach z innymi jednostkami organizacyjnymi beneficjenta i innymi instytucjami;
• Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez MAO.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Rozliczeń:

• Prognozowanie przepływów finansowych;
• Zapewnienie terminowej realizacji płatności;
• Sporządzanie i aktualizowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych, planu finansowania Projektu oraz planów wystąpień o środki z FS, a także monitorowanie ich realizacji;
• Prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie finansowe Projektu zgodnie z planem płatności, harmonogramem rzeczowo - finansowym i planami inwestycyjnymi przy użyciu komputerowej bazy danych;
• Współpraca z NFOŚiGW, Ministerstwem Środowiska i Ministerstwem Finansów w zakresie kontroli finansowo-księgowej Projektu;
• Udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu;
• Prowadzenie obsługi finansowo - księgowej Jednostki Realizującej Projekt;
• Prowadzenie rejestru zweryfikowanych i zapłaconych faktur;
• Sprawdzanie faktur i rachunków pod względem formalno–rachunkowym;
• Weryfikacja wyliczeń finansowych w przejściowych i ostatecznych fakturach;
• Prowadzenie zestawień księgowych, w tym przechowywanie kopii dowodów księgowych, zgodnie z wymogami KE, dla potrzeb monitorowania rzeczowo-finansowego inwestycji na poziomie Jednostki Realizującej Projekt;
• Prowadzenie zestawień księgowych niekwalifikowanych kosztów Projektu;
• Monitorowanie operacji finansowych na rachunkach bankowych Projektu;
• Przygotowywanie dokumentów zakresie sporządzenia wniosku o płatność;
• Opracowywanie zapotrzebowania na środki finansowe zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, zobowiązaniami wynikającymi z kontraktów oraz planami wypłat do wykonawców i wystąpień o środki z FS;
• Przygotowywanie dokumentów niezbędnych do pozyskania środków finansowych na realizację Projektu ze źródeł zewnętrznych;
• Sporządzanie sprawozdań z nakładów inwestycyjnych;
• Współudział w opracowywaniu planów finansowych do projektu budżetu beneficjenta oraz sprawozdań w zakresie zadań objętych Projektem;
• Współudział w przygotowywaniu wniosków do projektów budżetu beneficjenta;
• Prowadzenie sprawozdawczości finansowej Projektu i monitoringu kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych;
• Wnioskowanie o przekazanie środków z Funduszu Spójności na realizację inwestycji;
• Monitorowanie zgodności zobowiązań i płatności z warunkami kontraktu;
• Przechowywanie kopii raportów audytu finansowego;
• Monitorowanie skutków w zakresie terminów i kosztów uzasadnionych zmian na podstawie zatwierdzonych protokołów;
• Monitorowanie zabezpieczeń właściwego wykonania kontraktów, ubezpieczeń, gwarancji bankowych itp.;
• Przygotowywanie cyklicznych i „ad hoc” informacji dla instytucji finansujących i kredytujących;
• Udział w kontrolach i audytach dotyczących Projektu;
• Gromadzenie i archiwizacja faktur i dokumentów o równoważnej wartości księgowej;
• Wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez MAO, Zastępcę MAO i Kierownika JRP.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Przetargów:

• Przygotowywanie dokumentacji przetargowej oraz realizacja kontraktów zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych, a także innych ustaw;
• Opracowanie opisu przedmiotu zamówienia i zakresu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, Prawem budowlanym oraz Warunkami kontraktowymi wg FIDIC;
• Uczestnictwo w pracach komisji przetargowej;
• Przygotowywanie dokumentacji przetargowej;
• Przygotowywanie umów i ewentualnych aneksów z wykonawcami oraz korespondencja z tym związana;
• Opracowanie i/lub weryfikacja korespondencji z wykonawcami i instytucjami pod kątem zgodności z obwiązującymi przepisami i zawartymi umowami;
• Współpraca z innymi działami beneficjenta w tym z działem zakupów;
• Udział w pracach komisji przetargowych;
• Ogłaszanie wyników postępowania;
• Przygotowywanie zleceń i umów;
• Analiza odwołań i skarg w zakresie postępowań o zamówieniach publicznych;
• Prowadzenie i archiwizacja wymaganej przez Komisję Europejską dokumentacji w zakresie przetargów;
• Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika JRP.

 

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Administracji:

• Koordynacja prac związanych z realizacją Projektu;
• Podejmowanie działań mających na celu promocję, upowszechnianie oraz udzielanie informacji o projekcie oraz koordynowanie prac zleconych na zewnątrz;
• Organizowanie narad koordynacyjnych dotyczących zadań realizowanych w ramach Projektu;
• Obsługa organizacyjna Projektu;
• Prowadzenie dokumentacji wraz z protokołami;
• Współpraca w zakresie przygotowywania raportów i przekazywania ich odpowiednim instytucjom;
• Organizacja narad koordynacyjnych dotyczących realizacji Projektu we współpracy z Inżynierem;
• Udostępnianie dokumentacji związanej z monitoringiem realizacji Projektu, zgodnie z procedurami;
• Udział w sporządzaniu sprawozdań z postępów Projektu do wniosku o przekazanie środków;
• Przygotowywanie niezbędnych materiałów i analiz do sprawozdawczości z realizacji Projektu;
• Przygotowywanie projektów uchwał, zarządzeń oraz innych dokumentów;
• Opracowywanie i aktualizacja procedur zarządzania Projektem.

 

Zakres zadań Specjalisty ds. Technicznych

• Zarządzanie i kontrola nad realizacją zakresu rzeczowego Projektu, zgodnie z harmonogramem procedur przetargowych, wykazem przetargów i harmonogramem rzeczowo – finansowym;
• Odpowiedzialność za przygotowanie części technicznej materiałów przetargowych;
• Udział w pracach komisji przetargowych;
• Udział w naradach koordynacyjnych JRP i Inżyniera Kontraktu;
• Współpraca z Inżynierem Kontraktu w zakresie technicznym realizowanego Projektu – aktualizacja harmonogramów w zakresie rzeczowym;
• Przygotowywanie danych technicznych dla specjalisty ds. rozliczeń do raportów z realizacji Projektu;
• Zatwierdzenie faktur pod względem merytorycznym;
• Współpraca z projektantami i konsultantami w zakresie technicznym Projektu;
• Monitoring postępu rzeczowego Projektu i jego zgodności z harmonogramem;
• Monitoring zgodności realizacji Projektu z Prawem Budowlanym;
• Monitoring prawidłowości pracy Inżyniera Kontraktu – w tym nadzoru na budowie;
• Kontrola czynności związanych z rozruchami i odbiorami robót;
• Sporządzanie sprawozdań z rzeczowej realizacji Projektu oraz przygotowywanie niezbędnych materiałów i analiz w tym zakresie;
• Informowanie Kierownika JRP o niezgodnościach lub zagrożeniach w trakcie wykonywania robót przez wykonawców, zapobieganie nieprawidłowościom w realizacji kontraktów i raportowanie o nich do MAO;
• Weryfikacja danych przedłożonych przez Inżyniera dotyczących robót dodatkowych i zamiennych oraz obmiarów powykonawczych;
• Przygotowywanie informacji o zawartych umowach z wykonawcą na potrzeby ewidencji oraz sprawozdawczości wewnętrznej i zewnętrznej;
• Odpowiedzialność za zabezpieczenie wykonania robót w kwestii możliwości udostępnienia nieruchomości – kontakty z właścicielami w sprawach spornych;
• Monitoring postępu osiągania efektu ekologicznego;
• Współpraca z działami beneficjenta współuczestniczącymi w realizacji Projektu;
• Realizacja zadań i czynności zleconych przez Kierownika JRP.
• Gromadzenie i archiwizacja dokumentacji technicznej.

 

Schemat organizacyjny JRP